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Le guide complet des systèmes de point de vente

À propos de Article

Les retailers ont beaucoup à faire : suivi des stocks, facturation, création de rapports de ventes mensuels...

Il existe heureusement des outils qui leur facilitent la tâche, à commencer par le système de point de vente, qui doit garantir le bon fonctionnement d’un magasin tout en créant des opportunités de revenu.

Définition

Le système de point de vente (point of sale, POS) est utilisé pour le règlement des produits et services achetés en magasin. Il comprend généralement des composants matériels et logiciels qui simplifient les paiements.

Le système POS est une plateforme qui fédère tout ce qui a trait aux paiements dans un commerce : stock, ventes, gestion de la clientèle, etc. Il fonctionne peu ou prou comme une caisse enregistreuse : enregistrement des transactions, ajout des taxes, création de reçus et suivi des ventes. De nos jours, il fournit aussi une aide précieuse pour des activités plus complexes : gestion des stocks, communication avec les fournisseurs, gestion des coûts de main-d’œuvre, etc. Lorsque le stock est sujet à des mouvements fréquents, un système POS est indispensable, surtout dans le retail et la restauration.

Avantages

Les systèmes POS présentent les avantages suivants :

  • Plus grande précision des informations
    Les erreurs de caisse peuvent facilement coûter à un commerce jusqu’à un tiers de ses bénéfices annuels. Le système POS élimine la saisie manuelle des articles et des prix. Il réduit donc considérablement le risque d’erreur humaine et offre bien plus de précision qu’une simple caisse enregistreuse.
  • Simplification du reporting
    Le reporting peut vite tourner au casse-tête. Un système POS peut vous simplifier la tâche grâce à des rapports fournissant de précieuses informations en temps réel, qui vous aideront à prendre des décisions avisées et à réussir.
  • Gestion des stocks
    Un système POS permet aussi de gérer les stocks. Les modèles les plus performants offrent un moyen simple de suivre les ventes et vous alertent lorsqu’un réapprovisionnement est nécessaire.
  • Rapidité du service
    La rapidité et la commodité font plus que jamais partie des attentes des consommateurs. Le système POS répond à ces attentes en accélérant les transactions. Il constitue à ce titre une excellente alternative aux prestations manuelles à la clientèle.
  • Multiplication des modes de règlement
    Les entreprises modernes doivent proposer plusieurs modes de paiement lors du passage en caisse. Les clients apprécient de pouvoir utiliser leur mode de règlement préféré, comme la carte bancaire, Apple Pay, Paylib ou Paypal.

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Les différents types de systèmes POS

Il existe deux grands types de systèmes POS : sur site (on-premise) et dans le cloud.

Systèmes sur site (on-premise)

Le logiciel est installé et conservé sur un serveur dans vos locaux. Il est généralement accessible depuis un terminal à écran tactile ou un ordinateur. Les données sont disponibles sans frais d’hébergement récurrents.

Les systèmes POS sur site (on-premise) présentent toutefois certains inconvénients. Leur maintenance et leur mise à niveau occasionnent des coûts de support technique, de licences et de formation. Ils sont par ailleurs encombrants. Il faut en effet prévoir suffisamment d’espace pour leur architecture, leur base de données, etc. Les coûts peuvent donc s’envoler très rapidement.

Systèmes dans le cloud

Le système est installé à distance et connecté à Internet. Les données étant stockées à distance, le suivi de l’activité est possible en tout lieu et à tout moment. Par ailleurs, le système peut être configuré pour être mis à jour automatiquement, ce qui fait gagner du temps. Enfin, un système POS dans le cloud élimine les coûts de support technique, de formation et de licences.

Avant d’opter pour ce type de système, vous devez décider qui sera propriétaire des données. Vous devez savoir précisément comment elles seront sauvegardées et récupérées pour éviter tout problème en cas de changement de prestataire. N’oubliez pas non plus qu’en cas de problème de connexion internet, vous n’aurez pas accès à vos données.

Autres types de systèmes

Il existe également des sous-catégories de systèmes POS :

  • POS mobile (mPOS)
    Un système POS mobile permet d’accepter les paiements sur un appareil mobile. C’est la solution idéale pour les food trucks, les services de réparation à domicile et les autres activités nécessitant des déplacements constants.
  • Retail
    Ces systèmes POS sont spécialement conçus pour le retail. Ils permettent de suivre les profils clients, d’appliquer des remises, de vendre des cartes cadeaux et de fournir des bons de commande.
  • Multicanal
    Ces systèmes POS peuvent s’intégrer avec votre site web, vos comptes de réseaux sociaux, les marketplaces et d’autres canaux.

Lors de vos recherches, vous constaterez que chaque type de système POS a ses spécificités. Il est donc conseillé de procéder à une évaluation rigoureuse et de tenir compte d’un certain nombre de facteurs, comme votre secteur d’activité et vos objectifs. Un restaurant aura par exemple besoin d’une solution POS différente de celle d’un magasin de vêtements.

Les composants d’un système POS

En général, les systèmes POS comprennent les équipements suivants :

  • Terminal
    Cet outil d’administration permet de piloter l’ensemble du système.
  • Lecteur de codes-barres
    Il permet de scanner les étiquettes et d’ajouter des codes de remise. Il est souvent présent dans les systèmes POS du retail et peut simplifier le passage en caisse.
  • Imprimante
    La plupart des clients veulent une preuve d’achat. C’est pourquoi les systèmes POS permettent généralement d’imprimer un ticket de caisse. Certains donnent aussi la possibilité de générer un reçu électronique.
  • Lecteur de carte bancaire
    Il permet de traiter les paiements par carte.
  • Tiroir-caisse
    Il permet de déposer l’argent liquide, les chèques, les bons et les reçus en lieu sûr.
  • Balance
    Elle est indispensable en cas de vente au poids pour calculer le montant à facturer au client.

Principe de fonctionnement

Les systèmes POS offrent les fonctionnalités ci-dessous.

Suivi du stock

Que les produits soient stockés sur site, dans un entrepôt ou dans un centre de traitement, la gestion des stocks peut s’avérer difficile. Le logiciel du système POS peut limiter les tâtonnements et les erreurs manuelles. Utilisez-le pour vous assurer que vous avez suffisamment de produits au bon endroit et au bon moment.

Gestion des données sur les clients et les ventes

Un système POS permet de collecter et suivre des données clients, comme le nom, l’adresse et l’historique de commande. Ces informations vous permettront d’identifier les clients les plus fidèles et les segments à cibler.

Avec un système POS, vous pouvez aussi suivre des indicateurs clés, comme les ventes en magasin et en ligne, par employé et par canal. Ces informations sont indispensables pour prendre des décisions avisées dans le cadre de votre activité.

Options de traitement

Pour s’imposer sur un marché de plus en plus concurrentiel, il faut faire preuve de créativité afin de booster les ventes. Un système POS peut faciliter les choses en offrant plusieurs solutions : retrait en magasin, livraison à domicile et retour en magasin pour les achats en ligne. Cette souplesse est un excellent moyen de séduire votre clientèle et de diversifier vos revenus.

Tout ce qu’il faut savoir pour augmenter les ventes, réduire les coûts et améliorer les expériences

Bien choisir son système POS

Une multitude de systèmes POS sont proposés sur le marché. Les conseils suivants vous aideront à choisir celui qui correspond à votre entreprise.

  • Définissez vos besoins métier.
    Quasiment tous les systèmes POS disponibles sur le marché peuvent faciliter la gestion des stocks et des ventes. Vous devez cependant à tout prix définir vos besoins spécifiques. Comptez-vous accepter plusieurs modes de règlement ? Votre équipe commerciale accorde-t-elle de l’importance au reporting ? Misez sur un système offrant des fonctionnalités à même de booster la valeur de votre marque.
  • Décidez du type de système.
    Votre secteur d’activité sera l’un de critères qui vous aidera à identifier le type de logiciel POS nécessaire. Si vous proposez des prestations de toilettage canin à domicile, vous opterez sans doute pour un système POS mobile.
  • Chiffrez votre budget.
    La fourchette de prix des systèmes POS est très large. Si les plus simples sont assez abordables, ceux qui offrent des fonctionnalités poussées sont évidemment plus chers. Déterminez le montant que vous êtes prêt à investir et le modèle de tarification souhaité. N’oubliez pas que l’option la moins chère ne sera pas forcément adaptée à vos besoins.
  • Intéressez-vous au service client.
    Les éventuels dysfonctionnements de votre système POS occasionneront malheureusement des frais supplémentaires. Vous devez donc définir vos attentes en matière de service client. Êtes-vous disposé à patienter quelques jours pour obtenir une réponse par téléphone ou par e-mail ? Ou jugez-vous essentiel de bénéficier d’un système de chat en ligne ou d’un service de support joignable 24 heures sur 24 ?
  • Fonctionnalités indispensables
    Avant de procéder à l’acquisition d’un système POS, assurez-vous qu’il offre au minimum les fonctionnalités suivantes.
  • Gestion des stocks
    Votre système POS doit vous permettre de traiter les paiements et de suivre les stocks. Idéalement, il doit s’intégrer avec votre ERP pour que vous ayez accès à des insights détaillés sur les stocks et le comportement des clients.
  • Rapports personnalisés
    Veillez à ce que votre système POS puisse exécuter et générer automatiquement des rapports sur les stocks, les ventes et la comptabilité. Ces rapports sont indispensables à différents services de l’entreprise.
  • Prise en charge de plusieurs modes de règlement
    Il est important de pouvoir accepter différentes méthodes de paiement. Privilégiez une solution compatible avec les options de paiement virtuel, comme Apple Pay et Paypal. Vous attirerez ainsi un plus grand nombre de clients.
  • Gestion de la relation client (CRM)
    Un système POS de qualité doit permettre d’enregistrer des informations sur les clients et de suivre leurs achats. Il est important d’avoir une idée précise des articles achetés, des sommes déboursées, des méthodes de paiement utilisées et des éventuels retours.
  • Outils marketing
    Le système POS doit pouvoir faciliter vos actions marketing. La plupart des modèles disponibles permettent de créer et d’actualiser une liste de diffusion pour l’envoi d’e-mails promotionnels à la clientèle. Certains systèmes peuvent aussi faciliter la vente sur les plateformes de réseaux sociaux comme Facebook et Instagram.
  • Gestion du personnel
    Le système choisi doit pouvoir vous aider à gérer vos collaborateurs. Il doit vous permettre de configurer plusieurs identifiants afin de définir divers niveaux d’autorisation et d’observer l’activité des utilisateurs. Les fonctionnalités de gestion du planning, de suivi des heures et de commissionnement peuvent simplifier les workflows de management du personnel.

Une composante clé de l’expérience e-commerce

Un système POS peut révolutionner l’expérience de l’e-commerce. Son intégration avec la boutique en ligne permet d’éliminer les saisies manuelles, de suivre les stocks en temps réel, de lancer des promotions cross-canal, de proposer des avantages client, et de faciliter les retours et retraits en magasin. 

La plateforme d’e-commerce Magento Commerce s’intègre avec de nombreux systèmes POS de qualité. Elle inclut aussi une multitude de fonctionnalités qui simplifient la gestion de la relation client, le suivi des données de vente et des taux de conversion, la gestion des stocks et le déploiement d’une expérience omnicanal sur tous les devices et plateformes.

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What is a Point of Sale (POS) System? A Complete Guide